Qualitätssicherung / Ganzheitliches Management System

Um die immer höheren externen Anforderungen an unsere Kanzlei bewältigen zu können, haben die Kanzleileitung und die Mitarbeiter(innen) im Jahr 2003 sich dazu entschieden, ein Iso-zertifiziertes Managementsystem einzuführen.

Die administrativen und qualitätsrelevanten Tätigkeiten, die in einer Kanzlei anfallen, sollen einfach und effektiv erledigt werden. Dabei sollen Suchzeiten weitestgehend ausgeschlossen werden und Doppelarbeiten durch fehlende oder unklare Aufgabenzuordnung vermieden werden. Die Mitarbeiter sollen auf alle Informationen, die zur Erledigung der Aufgabenstellung benötigt werden, schnellstmöglich zugreifen können.

Wie machen wir es?

Wir haben in unserem Unternehmen ein Ganzheitliches Management System eingeführt. Die drei Begriffe "Ganzheitlich", "Management" und "System" stehen für:

Ganzheitlich
Es werden alle unternehmerischen Herausforderungen vollständig betrachtet. Hierzu zählen z.B. die Akquisition, Kundenbetreuung, das eigene Officemanagement, die Mitarbeiterentwicklung, Prozessmanagement, Know-how-Sicherung, Produktentwicklung, Qualitätsmanagement nach ISO 9001, Umweltmanagement, Strategien, Zielsetzungen u.v.a.

Management
Es werden alle qualitätsrelevanten Tätigkeiten in einem sinnvollen Detaillierungsgrad gemanagt. Aufgaben und Verantwortlichkeiten für Tätigkeiten, Funktionen, Prozesse und Produkte werden analysiert, verbessert und definiert. Hilfsmittel (Methoden, Werkzeuge, Mustervorlagen, Checklisten etc.), die zur Verbesserung der Arbeiten beitragen, werden als Qualitätsstandards installiert.

System
Sämtliche Informationen, Hilfsmittel und Arbeitsergebnisse, die für das "ganzheitliche Managen" der täglichen Arbeit benötigt werden, sind in einem flexiblen, leicht handhabbaren und ausbaufähigen System abgebildet, welches jedem Mitarbeiter zur Verfügung steht.

Die Anforderungen der DIN EN ISO 9001:2015 werden dabei zu Grunde gelegt und mit dem „Ganzheitlichen Management System“ (GMS) abgestimmt.

Unser Bestreben nach fehlerfreier und gesicherter Tätigkeitsbearbeitung und die Bedeutung einer hohen Reaktionsgeschwindigkeit bewirken, dass immer mehr in Prozessen gedacht wird. Entscheidend ist die Ausrichtung am Ergebnis bzw. Produkt, welches durch den Prozess erzeugt wird. Nicht mehr die isolierte Optimierung der einzelnen Funktionen oder Abteilungen steht im Mittelpunkt, sondern die Optimierung der gesamten Tätigkeitskette = Prozess.

Wir unterscheiden "Managementprozesse" und "Wertschöpfungsprozesse".

Die Leistungen der Managementprozesse sind in der Regel dem Mandanten gegenüber nicht abrechenbar und dienen in erster Linie der Unterstützung der Wertschöpfungsprozesse. Innerhalb der Managementprozesse werden die Voraussetzungen geschaffen, um den Mandanten mit freundlichen und motivierten Mitarbeitern in einem angemessenen Arbeitsumfeld zu begegnen und mit den richtigen Produkten/Leistungen preiswerte Problemlösungen zu liefern.

Die Wertschöpfungsprozesse beschreiben, wie der Name bereits sagt, sämtliche Tätigkeiten, die erforderlich sind, um Werte zu schöpfen bzw. zu schaffen. In der Regel sind diese Tätigkeiten abrechenbar und stellen für den Mandanten einen Wert dar, die Mandanten sind bereit, für diesen Wert einen Preis (unser Honorar) zu zahlen. Im Idealfall arbeiten wir PREISWERT! Nicht abrechenbare Leistungen im Rahmen der Wertschöpfungsprozesse sind in der Regel Serviceleistungen.